Cách Trộn File Excel Vào Word

     

ai đang phải làm thông báo để gửi trao một list lớn nhân sự trong doanh nghiệp và bạn đang loay hoay đo đắn làm ráng nào sửa chữa cho cách làm thủ công rất mất thời gian, cực kỳ nhàm chán. Bạn muốn có một chiến thuật để thực hiện quá trình này một biện pháp nhanh nhất, tối ưu nhất với tiết kiệm thời hạn nhất. Nhưng còn nếu như không đọc bài viết này, bạn sẽ vẫn phải làm bởi phương pháp thủ công bằng tay thôi. Để tiến hành một thông báo hoặc một văn bản có nội dung mang tính chất chất thắt chặt và cố định và được nhờ cất hộ cho các người, thì bạn cần sử dụng chức năng trộn thư hay có cách gọi khác là trộn văn phiên bản trong áp dụng microsoft word mà bạn hay sử dụng hàng ngày.

Bạn đang xem: Cách trộn file excel vào word

nội dung bài viết này sẽ từng bước hướng dẫn bạn phương thức trộn câu chữ văn phiên bản có tính chất cố định tới từng nhân sự có dữ liệu được tổ chức trong file excel một bí quyết nhanh nhất để giúp đỡ bạn giải quyết và xử lý bài toán không phải tiến hành một cách bằng tay như được trình diễn ở trên.

Trộn thư (Mail Merge) là chức năng hữu ích vào Microsoft Word, tác dụng này khiến cho bạn giảm thiểu thời gian khi xử lý các dạng chèn danh sách vào một mẫu cố định như: thư mời, thông báo, thư cảm ơn, phiếu điểm…

bài xích toán điển hình nổi bật được đưa ra ở đấy là tạo các thông báo trả lương chậm rì rì tới từng nhân viên cấp dưới trong công ty.

vì thế để thực hiện trộn văn phiên bản (trộn thư) nhằm mục đích mục đích tạo ra thông báo cho tổng thể nhân viên trong thời hạn nhanh nhất, ta sẽ thực hiện làm tuần từ theo từng bước một sau:

1. Bước 1: sẵn sàng file danh sách nhân sự cùng file văn bản thông báo

do đó để giải quyết bài toán này bằng phương thức trộn thư (trộn văn bản), ta phải khởi tạo một file word chứa cấu tạo và nội dung của thông báo trả lờ đờ lương, file còn lại chứa danh sách của toàn cục nhân sự trong doanh nghiệp mà các bạn cần tạo ra và gửi cho họ được tàng trữ dưới dạng file excel (xls hoặc xlsx). Bạn cũng có thể theo dõi mẫu mã hai tệp tin này theo như hình dưới đây:

*

Hình 1: mẫu file Excel chứa danh sách nhân viên cấp dưới trong công ty

*

Hình 2: mẫu file Word chứa nội dung thông báo cần gửi đến nhân viên

 2. Bước 2: Sử dụng tính năng Mail Merger của word để ban đầu trộn văn bản

Để triển khai bước này, chúng ta cần đảm bảo an toàn file excel chứa danh sách nhân viên cấp dưới trong công ty đã được đóng, lúc ấy bạn mở tệp tin word chứa nội dung thông tin ra cùng kích chọn Mailings (1) => Start Mail Merge (2) => Letters (3). Bạn tiến hành tuần tự theo các ô hình chữ nhật mầu đó được mô tả như hình minh họa bên dưới đây.

*

Hình 3: Bắt đầu trộn văn bản

3. Bước 3: lựa chọn file Excel chứa tài liệu danh sách nhân viên để làm cơ sở trộn văn bản

Ở cách này chúng ta chọn Select Recipients (4) => User Exittings List…(5). Bạn tiến hành tương từ theo đồ vật tự như hình minh họa mặt dưới.

*

Hình 4: Chọn file Excel chứa list nhân viên

tiếp sau bạn lựa chọn thư mục đựng file Excel danh sách nhân viên doanh nghiệp bạn, vào trường hợp này Uy để ngoài screen nên sẽ chọn Desktop (6) => Chọn tệp tin Excel đựng danh sách nhân viên (7) => chọn Open. Tiến hành như hình dưới.

*

Hình 5: Chọn file Excel cất danh sách nhân viên (tiếp)

tiếp theo sau một hành lang cửa số mới hiện tại ra, chúng ta chọn sheet đựng danh sách nhân viên trong doanh nghiệp bạn, tại đây file Excel Uy tổ chức triển khai sheet 1 chứa list nhân viên, đề nghị ở hành lang cửa số này Uy lựa chọn Sheet1$ như hình chữ nhật mầu đỏ số 9 làm việc hình dưới.

Xem thêm: Quà Tặng Sinh Nhật Cho Bé Trai 12 Tuổi Để Tạo Bất Ngờ, Gợi Ý 15 Món Quà Sinh Nhật Cho Con Trai Đặc Biệt

*

Hình 6: chọn File Excel đựng danh sách nhân viên (tiếp)

4. Bước 4: Chọn những dòng buộc phải lấy dữ liệu để chèn vào file word nội dung thông báo 

Ở bước này, các bạn chọn Edit Recipient List => bỏ chọn các dòng đầu, chỉ chọn các dòng chứa dữ liệu cần đưa vào file Word mà thôi.

Trong hành lang cửa số mới mở ra, bạn kích lựa chọn vào các ô ứng với máy tự 11, 12 nhằm hủy chọn vì 2 loại này chứa tiêu đề của bảng hoặc tài liệu ngoài bảng mà không hẳn là dữ liệu cần lấy để đưa vào thông báo. Tài liệu lấy bắt đầu từ số lắp thêm tự 1, bạn xem tương tự như như hình bên dưới.

 

*

Hình 7: Chọn các dòng cần lấy dữ liệu để chèn vào file word nội dung thông báo

Bạn chăm chú các thương hiệu cột được hiển thị ứng với các số thứ tự mầu đỏ 13, 14, 15…các cột này khớp ứng với các cột trong bảng dữ liệu dưới ở hình vẽ trên – các cột này được hotline là “Trường dữ liệu“, nắm thể: “DANH SÁCH NHÂN VIÊN” là tên gọi cột “Stt”, F2 là tên gọi cột của “Họ cùng tên”, F3 là tên gọi cột của “Ngày mon năm sinh”…Bạn ghi nhớ đặt tại bước tiếp theo họ sẽ chèn tài liệu vào file word trường đoản cú tên các trường dữ liệu này.

sau thời điểm thực hiện tại xong, bạn chọn Ok nhằm hoàn thành.

5. Cách 5: Chèn trường dữ liệu từ file Excel vào ngôn từ file word

Ở bước này, bạn đặt con trỏ loài chuột vào vị trí đề nghị chèn trường dữ liệu tương ứng vào, trong việc này Uy thực hiện tuần từ bỏ như sau:

+ Đặt bé trỏ vào trước trường đoản cú “Số: ” (Số thông báo) => Kích chọn Insert Merge Field => lựa chọn DANH_SÁCH_NHÂN_VIÊN (Nó đó là cột số thứ tự trong bảng danh sách nhân viên cấp dưới đã được chăm chú ở trên).

+ Làm giống như cho việc chèn tên nhân viên vào trước từ bỏ “Kính gửi: Bạn ” => Kích chọn Insert Merge Field => lựa chọn F2 (đây đó là cột Họ với tên);

+ Làm tựa như cho vấn đề chèn Lý vì trả chậm rì rì lương vào trước từ “Nêu lý do chậm lương:  ” => Kích chọn Insert Merge Field => chọn F8 (đây đó là cột Ghi chú vào bảng dữ liệu);

Bạn tiến hành tương trường đoản cú như hình dưới:

*

Hình 8: Chèn trường dữ liệu vào câu chữ file word

6. Cách 6: Hiển thị kết quả và di chuyển giữa những nhân sự để sở hữu thông báo tương ứng

Để hiển thị tác dụng trộn thư (trộn văn bản) chúng ta đã làm ở các bước trên, các bạn kích chuột vào hình tượng Preview Result (20), khi đó thông tin sẽ hiển thị thông nội dung thông báo tới nhân sự thứ nhất trong danh sách. Để di chuyển giữa các nhân viên chúng ta kích loài chuột vào hình tượng có số sản phẩm tự 21, 22 như hình dưới.

Xem thêm: Đề Thử Nghiệm Lần 2 - Giải Chi Tiết Năm 2017

*

Đến đây bạn hoàn toàn rất có thể in ấn với gửi cho nhân viên trong doanh nghiệp bạn rồi!

các bạn hãy tải file thực hành thực tế về trên đây: File thực hành thực tế trộn văn bản – mật khẩu giải nén: tretrucvietsun.com

bạn hãy theo dõi liên tục các nội dung bài viết trên tretrucvietsun.com nhằm tiếp cận bài viết hướng dẫn bạn phương pháp trộn văn phiên bản và thân tặng cho nhân viên qua con đường mail mà không cần thiết phải in bạn dạng cứng và phát mang đến nhân viên.