Trộn thư trong word 2007

     

Sử dụng tính năng Mail Merge của Microsoft Word, tín đồ dùng hoàn toàn có thể giảm buổi tối đa thời hạn khi bắt buộc xử lý những dạng chèn danh sách vào một trong những mẫu thắt chặt và cố định như: thư mời, thư cảm ơn, thông báo, bảng điểm, đúng theo đồng… mặc dù nhiên, nhiều người dân vẫn chưa chắc chắn cách thực hiện Mail Merge để trộn thư vào Word; đặc trưng là chúng ta học sinh, sinh viên. Nội dung bài viết dưới đây đang hướng dẫn chúng ta sử dụng Mail Merge trộn thư vào Word nhanh nhất, dễ dàng nắm bắt nhất.

Bạn đang xem: Trộn thư trong word 2007


Trộn thư vào Word là gì?

Mail Merge hay còn được gọi là trộn thư là một trong nhiều tính năng có ích của Microsoft Word; giúp tự động hóa điền những thông tin của từng tín đồ nhận vào từng lá thư.

Sử dụng Mail Merge trộn thư trong Word giúp chúng ta cũng có thể soạn những thư và một lúc, tiết kiệm thời hạn hơn; nỗ lực vì cần ngồi gõ tên từng người một. Tác dụng trộn thư trong Word tất cả ở trên tất các phiên bạn dạng Word tự 2007 mang lại 2019.


*

Trộn thư trong Word là gì?


Các bước triển khai trộn thư trong Word (Mail Merge)

Bước 1: sẵn sàng danh sách tài liệu cần dùng

Trước khi bước đầu thực hiện nay trộn thư vào Word; các bạn cần sẵn sàng một danh sách tài liệu cần dùng làm trộn thư. Có một xem xét là hãy sử dụng một file Word cất nội dung mẫu mã và sinh sản một file Word khác hoặc một tệp tin Excel chứa thông tin cần dùng.

Đặc biệt, lúc tạo thành file danh sách cần chú ý không được nhằm trống một cái nào phía bên trên hay phía bên dưới table. Còn nếu như không các bạn sẽ tạo ra các biểu mẫu mã lỗi, bị mất thông tin.


*

Chuẩn bị danh sách dữ liệu cần dùng


Bước 2: Mở kĩ năng trộn thư Mail Merge

Các chúng ta mở tệp tin Word mẫu đã được tạo thành sẵn để chèn thông tin. Sau đó tại văn bạn dạng Word bắt buộc trộn thư; click vào tab Mailings -> Start Mail Merge -> Step-by-Step Mail Merge Wizard; nhằm mở các bước thực hiện.


*

Mở kỹ năng trộn thư Mail Merge   


Bước 3: bắt đầu trộn thư

Khi mở ra Mail Merge sinh hoạt phía bên bắt buộc Word, trên Step 1 các bạn sẽ thấy các tùy chọn như:

Letters: thư mời.E-mail messages: Email.Envelopes: Phong thư.Labels: Thư theo nhãn.Directory: Thư theo danh mục.

Các các bạn nhấn chọn các loại văn bản bạn có nhu cầu trộn. Trong bài viết này chúng tôi sẽ lấy ví dụ thực hành thực tế làm mẫu thư mời; phải tại công đoạn này sẽ chọn Letter. Sau đó, trong Select document type, rồi lựa chọn Next: Starting document.

Tại Step 2 sẽ hiện ra các tùy chọn như sau:

“Use the current document” là sử dụng mẫu thư đang mở.“Start from a template” là sử dụng mẫu thư trong Word.“Start from existing document” là sử dụng các mẫu thư đã có hoặc đã tạo nên lưu trong Word.

Các chúng ta chọn mục Use the current document, rồi nhận Next: Select recipients.

Tại Step 3, nếu chúng ta chưa có list sẵn thì rất có thể chọn Type a new danh mục để tạo list mới; tiếp nối chọn Next: Write your letter.


*

Trộn thư trong word


Các biện pháp khác

Còn trường hợp các bạn đã sở hữu sẵn list thì lựa chọn Use an existing list; rồi click vào Browse để mở file Excel chứa danh sách cần dùng. Sau khi chọn đúng tệp tin Excel cần sử dụng thì các bạn click Open.

Lúc này hộp thoại Select Table hiện nay ra; các bạn chọn vào Sheet bao gồm chứa tài liệu cần cần sử dụng rồi nhấn OK.

Xem thêm: Tài Liệu Bài Tập Địa Chất Công Trình Có Lời Giải, Bài Tập Địa Chất Công Trình

Trong giao diện Mail Merge Recipients vẫn mặc định là chọn tất cả. Vì vậy, các bạn hãy triển khai các thao tác làm việc điều chỉnh; sắp xếp và thanh lọc ra những dữ liệu mà bạn muốn lấy bằng phương pháp tích chọn hoặc bỏ tích vào những tin tức trong giao diện, rồi thừa nhận OK nhằm tiếp tục.

Tiếp theo bạn chọn Next: Write your letter để đưa sang cách kế tiếp.

Tại bước này sẽ có các mục để chúng ta lựa chọn viết thêm hay sửa đổi những tin tức trong thư trộn. Nếu như bạn không cần sửa đổi thì rất có thể bỏ qua công đoạn này và nhận Next để tiếp tục.

Để điền tài liệu vào chủng loại giấy tờ; các bạn đặt bé trỏ chuột vào vị trí mong chèn thông tin, tiếp nối nhấn vào More items.

Khi vỏ hộp thoại Insert Merge Field hiện ra; chúng ta chọn trường thông tin đúng với nội dung cạnh bé trỏ chuột, rồi dìm Insert nhằm chèn.

Các bạn thực hiện chèn lần lượt đến lúc hết những trường tin tức vào chủng loại Word bao gồm sẵn. Sau thời điểm chèn hoàn thành hết những vị trí các bạn click Close nhằm đóng lại.


*

Các cách trộn thư


Với word 2007, 2010 và 2013

Với các bạn sử dụng Word 2007, 2010 cùng 2013; sau bước này các bạn nhấn chọn Next: Preview your letters, rồi liên tiếp chọn Next: Complete the merge nhằm hoàn tất quy trình trộn thư. Các bạn có thể xem lại toàn bộ các thư đang trộn; khi lựa chọn mục Edit individual letters. Để xem tất cả các phiếu vừa trộn chúng ta chọn mục All rồi dìm OK.

Còn đối với chúng ta sử dụng Word 2016, 2019 thì sau khi chèn xong; các chúng ta cũng có thể chọn Preview Results giúp thấy trước kết quả. Tại phía trên các chúng ta cũng có thể biết được những thông tin vừa chèn đã làm được đặt đúng vị trí trong thư chưa; click vào mũi tên nhằm xem các phiếu khác.


*

Các bước thực hiện


Sau đó bấm vào vào Finish & Merge và chọn một trong 3 mục sau:

“Edit Individual Documents” để sửa đổi tài liệu cá nhân.“Print Documents” để in tài liệu.“Send e-mail Masages” nhằm gửi qua email.

Các bạn có nhu cầu chỉnh sửa tài liệu thì chọn Edit Individual Documents. Sau đó trên màn hình hiển thị sẽ hiển thị hộp thoại Merge to New Document; các bạn chọn mục All rồi thừa nhận OK.

Kết thúc quá trình trộn thư, các chúng ta cũng có thể lưu file bằng phương pháp chọn tệp tin -> Save; hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + S, rồi đặt tên file và lựa chọn thư mục chứa file.

Xem thêm: Các Kim Loại Tác Dụng Với H2So4 Loãng ? Kim Loại Tác Dụng Với H2So4 Loãng


*

Kết thúc quy trình trộn thư


Lời kết

Trên trên đây là bài viết hướng dẫn cụ thể về cách sử dụng Mail Merge trộn thư trong Word 2007, 2010, 2013, 2016 và 2019. Giữa các phiên bạn dạng Word có một trong những chi tiết biệt lập nhỏ; tuy nhiên các làm việc trộn thư trong Word về cơ phiên bản vẫn tương tự.

Các các bạn hãy đọc bài viết và thực hành thực tế theo công việc để trộn thư, trộn văn phiên bản trong Word. Hy vọng nội dung bài viết này sẽ share đến các bạn cách trộn thư trong Word cấp tốc nhất, dễ nắm bắt nhất. Giúp chúng ta thuận tiện rộng trong quá trình soạn thảo; tinh giảm thời gian thao tác làm việc và ko còn gặp mặt khó khăn trong bài toán tạo những thư mời nhằm gửi. Chúc chúng ta thực hiện nay thành công!